หน้าที่ของฝ่ายบริหารทรัพยากรมนุษย์

หน้าที่ของฝ่ายบริหารทรัพยากรมนุษย์

                หน้าที่ของฝ่ายบริหารทรัพยากรมนุษย์ มีหน้าที่ในการจัดกิจกรรมภายใต้ขอบเขตงานที่เกี่ยวกับงานบริหารทรัพยากรมนุษย์ ซึ่งจะต้องเป็นการสร้างความสัมพันธ์ระหว่าง คนกับงาน และพฤติกรรมของคนที่จะทำงาน เพื่อความพึงพอใจในการทำงาน และรักษาทรัพยากรมนุษย์ให้อยู่กับองค์การให้นานที่สุดเท่าที่จะทำได้

ขอบเขตและหน้าที่ของงานบริหารทรัพยากรมนุษย์

1.   หน้าที่ระดับองค์การ

                หน้าที่ช่วยเหลือหน่วยงานต่าง ๆ ภายในองค์การให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ  ซึ่งสามารถสรุปได้เป็น 4 ลักษณะ คือ

1.1.                         การริเริ่มและการกำหนดนโยบายทางด้านบุคคล

                เป็นหน้าที่ที่สำคัญเป็นอันดับแรก ที่ผู้บริหารฝ่ายงานบริหารทรัพยากรมนุษย์ จะต้องเป็นฝ่ายที่ริเริ่มและเสนอแนะนโยบายที่เกี่ยวกับงานด้านบุคลากรองค์การให้ผู้บริหารสูงสุดขององค์การ โดยจะเป็นการริเริ่ม หรือเสนอแนะนโยบายใหม่ หรือแก้ไขเปลี่ยนแปลงนโยบายที่มีอยู่ให้เกิดความเหมาะสม ในการเสนอนโยบายดังกล่าว ฝ่ายงานบริหารทรัพยากรมนุษย์จะต้องทำการสำรวจและวิเคราะห์ปัญหาต่างๆ ที่เกิดขึ้นในอดีต ศึกษาวิธีปฏิบัติที่ใช้ดำเนินงานอยู่ในปัจจุบัน เพื่อระบุสาเหตุแห่งปัญหา โดยอาจจะทำการอภิปรายปัญหาร่วมกับหน่วยงานอื่นภายในองค์การหรือผู้เชี่ยวชาญงานบริหารบุคคล แล้วจึงเสนอเป็นนโยบายด้านการบริหารงานบุคคลต่อผู้บริหารสูงสุดขององค์การ เพื่อให้พิจารณาอนุมัติและกำหนดเป็นนโยบายด้านการบริหารงานบุคคลขององค์การต่อไป

1.2.                         การให้คำปรึกษา

                การให้คำปรึกษาและข้อเสนอแนะเกี่ยวกับการบริหารงานบุคคลแก่ฝ่ายต่าง ๆ ในการแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นจากการทำงานและการประพฤติปฏิบัติของบุคลากรในฝ่ายต่าง ๆ เพราะฝ่ายงานบริหารทรัพยากรมนุษย์เป็นหน่วยงานที่มีความรู้ ความเชี่ยวชาญ เข้าใจความรู้สึก ความต้องการ และสิ่งจูงใจของคนเป็นอย่างดี จึงเป็นฝ่ายงานที่สามารถให้คำปรึกษาและแนะนำการแก้ปัญหาที่ถูกต้องเหมาะสม ในขณะเดียวกันฝ่ายงานบริหารทรัพยากรมนุษย์จะต้องระลึกถึงโครงสร้างของอำนาจหน้าที่ในองค์การ เพื่อไม่ให้เป็นการก้าวก่ายหรือข้ามขั้นตอนของการบริหาร และทำให้ทุกฝ่ายเกิดความพอใจ

1.3.                         การให้บริการ

                ฝ่ายงานบริหารทรัพยากรมนุษย์มีฐานะเป็นศูนย์รวมของการบริหารงานบุคลากรในองค์การอย่างเป็นทางการ กล่าวคือ ฝ่ายงานบริหารทรัพยากรมนุษย์จะมีหน้าที่ในการสรรหา รับสมัคร สอบคัดเลือก สัมภาษณ์ ฝึกอบรม จัดการค่าตอบแทนแรงงานและสวัสดิการ การเลื่อนขั้น การประเมินผลการปฏิบัติงาน และแรงงานสัมพันธ์ ตลอดจนทำหน้าที่ดูแลผลประโยชน์ของบริษัทในเรื่อง   ต่าง ๆ ที่เกี่ยวกับบุคคล

1.4.                         การควบคุม

                ฝ่ายงานบริหารทรัพยากรมนุษย์มีหน้าที่ในการประเมินการปฏิบัติงานของพนักงาน อย่างน้อยปีละ 1 ครั้ง โดยยึดตามการวัดความแตกต่างของผลงานที่เกิดขึ้นจริงกับมาตรฐานที่กำหนด และขีดความสามารถของพนักงานเป็นเกณฑ์ หากผู้บังคับบัญชาหรือผู้ควบคุมรายใดไม่ส่งรายงานการประเมินการปฏิบัติงาน ฝ่ายงานบริหารทรัพยากรมนุษย์ก็จะต้องติดตามขอผลการประเมินนั้น

                ตามปกติฝ่ายงานบริหารทรัพยากรมนุษย์จะต้องทำการตรวจสอบฝ่ายต่าง ๆ ด้วยการวัดอัตราการเกิดอุบัติเหตุในการทำงาน อัตราการเข้าออกจากงาน การร้องทุกข์ อัตราการขาดงาน การลาออก และจำนวนของการฝ่าฝืนวินัย แต่ทั้งนี้ฝ่ายงานบริหารทรัพยากรมนุษย์จะเข้าไปดำเนินการโดยตรง ฝ่ายงานบริหารทรัพยากรมนุษย์มีหน้าที่เพียงกำหนดวิธีในการวัดให้แก่ฝ่ายต่าง ๆ หรือให้คำปรึกษาแนะนำแก่ฝ่ายต่าง ๆ โดยอาศัยนโยบายและขั้นตอนทางด้านการบริหารงานทรัพยากรมนุษย์ขององค์การนั้น

2.   หน้าที่ระดับปัจเจกบุคคล

                หน้าที่ที่ฝ่ายงานบริหารทรัพยากรมนุษย์ดำเนินการในฐานะตัวแทนขององค์การ แล้วมีผลกระทบโดยตรงต่อบุคคลเป็นรายบุคคล นับตั้งแต่เริ่มการรับสมัครบุคคลเข้าทำงาน ดูแลระหว่างที่เขาทำงานให้ทำงานให้องค์การอย่างมีความสุขและมีประสิทธิภาพ จนกระทั่งออกจากองค์การ โดยฝ่ายงานบริหารทรัพยากรมนุษย์จะทำหน้าที่กำหนดวิธีการ กระบวนการ และระเบียบกฎเกณฑ์ต่าง ๆ สำหรับการปฏิบัติงาน เพื่อเป็นแนวทางให้ได้บุคคลที่มีคุณภาพเข้ามาทำงาน ตรงตามความต้องการและความจำเป็นขององค์การ เมื่อได้บุคคลเข้ามาแล้วก็จะต้องกำหนดแนวทางที่ชัดเจนสำหรับการดูแลเอาใจใส่ การตอบแทน การพัฒนา การประเมินผลการปฏิบัติงาน ตลอดจนกำหนดวิธีการที่จะทำให้เกิดความมั่นคงแก่ชีวิตการทำงาน และพิจารณาให้ออกจากงานตามวาระหรือด้วยสาเหตุอื่นที่ทำให้ไม่สามารถที่จะทำงานให้องค์การต่อไปได้ หน้าที่เหล่านี้ ได้แก่

2.1.                          การวิเคราะห์งาน (Job Analysis)

                เป็นงานเบื้องต้นของการบริหารงานทรัพยากรมนุษย์ ซึ่งมีความสัมพันธ์ใกล้ชิดกับการวางโครงสร้างการบริหารและการวางแผนธุรกิจ กล่าวคือ การวิเคราะห์งานเป็นการศึกษาทำความเข้าใจเนื้อหาสาระงาน หรือภารกิจขององค์การทั้งหมด เพื่อรวบรวมข้อเท็จจริงทุกอย่างที่เกี่ยวข้องกับงานในภาพรวม แล้วแยกย่อยถึงระดับตำแหน่งงาน โดยศึกษาขอบข่ายหน้าที่ความรับผิดชอบของงานแต่ละงาน ความเกี่ยวเนื่องสัมพันธ์กับแผนธุรกิจขององค์การ ทักษะความรู้ของพนักงานผู้ปฏิบัติ แล้วนำมาจัดเป็นเอกสารในรูปที่เรียกว่า

2.1.1.      การพรรณนางาน (Job Description) เป็นการกำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบของแต่ละงานที่บุคคลจะต้องทำหน้าที่และรับผิดชอบงานนั้น สภาพการทำงานที่สัมพันธ์กับงานอื่น การพรรณนางานจะให้ความสนใจกับงานที่บุคคลจะต้องปฏิบัติ เหตุผลที่ต้องปฏิบัติงาน วิธีการและสถานที่ที่บุคคลต้องปฏิบัติ ซึ่งเป็นคำอธิบายเกี่ยวกับงานทั้งหมด

2.1.2.      การกำหนดคุณลักษณะเฉพาะงาน (Job Specification) เป็นการกำหนดรายละเอียดคุณสมบัติของบุคคลที่จำเป็นต้องใช้ในการทำงาน ในงานแต่ละงานที่กำหนดไว้ในการพรรณนางาน การกำหนดคุณลักษณะเฉพาะงานที่จัดทำขึ้นหลังจากการจัดทำการพรรณนางานแล้ว โดยจะเน้นรายละเอียดเกี่ยวกับคุณสมบัติ ความรู้ ทักษะ ความสามารถของบุคคลประจำตำแหน่งงาน เพื่อปฏิบัติงานให้ได้อย่างมีประสิทธิภาพตามต้องการ ข้อกำหนดคุณสมบัติที่ต้องการใช้วัดเมื่อมีผู้สมัครในตำแหน่งงานเพื่อดูความเหมาะสมของผู้สมัครงานกับตำแหน่งว่าง

การวิเคราะห์งานจะทำให้ฝ่ายงานบริหารทรัพยากรมนุษย์ได้รับประโยชน์จากการวิเคราะห์งาน ดังนี้

1.       ทำให้ทราบว่ามีงานอะไรบ้างที่มีอยู่ และจะเกิดขึ้นในองค์การ

2.       ทำให้ทราบว่างานนั้น ๆ มีปริมาณมากน้อยเพียงใด และจะต้องมีคุณภาพอย่างไร

3.       ทำให้ทราบว่างานนั้น ๆ จะมีวิธีการทำงานที่ดีที่สุดได้อย่างไร

4.       ทำให้ทราบว่าจะต้องให้พนักงานที่มีคุณสมบัติอย่างไร จึงจะเหมาะสมกับงาน ทำงานให้ประสบผลสำเร็จ

5.     ทำให้ทราบโครงสร้างตำแหน่ง อันเป็นพื้นฐานในการจัดทำโครงสร้างค่าจ้างเป็นลำดับถัดไป และจะเป็นโครงสร้างที่มีความสอดคล้องกับลักษณะงานและระบบการบริหารขององค์การ

นอกจากนี้ความรู้ที่ได้จากการวิเคราะห์งานยังช่วยชี้ให้ทราบถึงคุณสมบัติของคนที่อยากให้มาร่วมงาน ซึ่งสามารถนำไปเป็นข้อมูลในการวางแผนกำลังคนต่อไป

2.2.                          การวางแผนกำลังคน (Manpower Planning)

                การวางแผนเกี่ยวกับคนสำหรับการจัดกำลังคนให้เหมาะสมกับภารกิจขององค์การ ซึ่งอาจจะเป็นการเปลี่ยนแปลง ปรับปรุง หรือขยายกำลังคนในอนาคต ดังนั้นการวางแผนกำลังคนจึงเป็นการกำหนดอนาคตขององค์การ

                การวางแผนกำลังคนจะมีอิทธิพลมาจากการวางแผนขององค์การ ซึ่งในแผนจะต้องมีการคาดการณ์กำลังคนที่จะใช้ในแผนนั้น ผู้วางแผนกำลังคนต้องประสานระหว่างแผนกำลังคนให้สัมพันธ์กับแผนงานในองค์การ นอกจากนี้ผู้วางแผนกำลังคนต้องมีความเข้าใจลักษณะงานองค์การทุกหน้าที่ ทุกตำแหน่ง ต้องเข้าใจว่าตำแหน่งงานใดต้องการความรู้ความสามารถด้านใด

กระบวนการการวางแผนกำลังคน

ประกอบด้วยขั้นตอนที่สำคัญ 4 ขั้นตอนคือ

1.     สำรวจสภาวะทรัพยากรมนุษย์ทั้งหมดขององค์การที่มีอยู่ในปัจจุบัน ซึ่งเป็นการสำรวจเชิงปริมาณ และคุณภาพความรู้ ความชำนาญของพนักงานในองค์การ

2.     ระบุอัตราการขยายตัวหรือความต้องการพนักงาน ที่จะใช้ทำงานในองค์การในเวลาที่กำหนดไว้ในอนาคต โดยแยกตามคุณสมบัติและความรู้ ความสามารถที่ต้องการ

3.     เป็นการติดตามและสำรวจสภาวะการจ้างงาน ทางด้านปริมาณความต้องการ และอัตราค่าจ้างในตลาดแรงงาน เพื่อให้ทราบถึงสภาพของตลาดแรงงานและการใช้กำลังคนของคู่แข่งขัน รวมถึงกำลังคนในตลาดแรงงาน

4.     จัดทำแผนกำลังคนโดยมีการเชื่อมโยงระหว่างทรัพยากรมนุษย์ที่องค์การมีอยู่ กับการคาดการณ์ทรัพยากรมนุษย์ที่องค์การต้องการใช้ในอนาคต

                ทั้งนี้เพื่อจะสามารถกำหนดได้ว่า เมื่อถึงเวลาที่ต้องการแรงงานองค์การจะหาได้จากแหล่งใดในตลาดแรงงาน เพื่อจะจัดจ้างได้ทันเวลา ซึ่งจะทำให้ไม่มีการขาดแคลน และสามารถจ้างแรงงานที่มีคุณภาพแข่งกับคู่แข่งขันได้

เมื่อได้คนที่มีความสามารถมาร่วมงานตามแผนกำลังคนที่วางไว้ องค์การจะต้องมีการพัฒนากำลังคนเหล่านั้น ให้มีความรู้ ความสามารถเพิ่มพูนขึ้นอย่างสม่ำเสมอ ซึ่งเป็นประเด็นที่ต้องรวมเข้ากับการวางแผนกำลังคนด้วย การวางแผนกำลังคนที่ดีจะต้องมีการดำเนินการร่วมกับผู้บริหารระดับสูงด้วย

การวางแผนกำลังคนเป็นการมองไปข้างหน้า โดยมีการใช้ข้อมูลและสารสนเทศช่วยสนับสนุนการวางแผนข้อมูลมากกว่า 70% ของข้อมูลที่ใช้ ซึ่งเป็นข้อมูลที่เกิดขึ้นในอดีต ที่ผู้วางแผนกำลังคนนำมาใช้เป็นแนวทางในการทำนายอนาคตของความต้องการกำลังคนขององค์การ ซึ่งการใช้ข้อมูลประกอบการวางแผนกำลังคนจะถูกต้องแม่นยำได้ จะต้องเป็นข้อมูลที่ถูกต้องและอยู่ภายใต้สถานการณ์แน่นอน (Certainty) แต่หากข้อมูลอยู่ภายใต้สถานการณ์ที่ไม่แน่นอน (Uncertainty) ข้อมูลนั้นก็ไม่สามารถช่วยให้การวางแผนนั้นถูกต้อง

ประโยชน์ของการวางแผนกำลังคน

1.     ช่วยปรับปรุงการใช้ทรัพยากรมนุษย์ให้ดีขึ้น โดยอาศัยวิธีการประเมินผลจากการใช้การบริหารแผนทรัพยากรมนุษย์ ซึ่งโดยปกติการวางแผนกำลังคนจะมีระยะเวลาในการวางแผนประมาณ 5 ปี เมื่อมีการนำแผนทรัพยากรมนุษย์ไปใช้งานแล้วเกิดปัญหาก็สามารถปรับแผนให้เหมาะสม ซึ่งจะทำให้องค์การสามารถใช้ทรัพยากรมนุษย์ได้อย่างมีประสิทธิภาพตามความต้องการมากขึ้น

2.     ช่วยให้เกิดประสิทธิภาพในการประสานงานด้านกิจกรรมของแผนกำลังคน กับแผนการดำเนินงานอื่นขององค์การ ซึ่งองค์การต้องมีการวางแผนกำลังคนควบคู่กับการวางแผนในการพัฒนาองค์การ เป็นการวางแผนเพื่อให้องค์การมีบุคลากรเพียงพอที่จะปฏิบัติงานตามแผนดำเนินงานนั้น ๆ

3.     ช่วยประหยัดการจ้างงานใหม่ โดยการวางแผนกำลังคนจะเป็นการช่วยควบคุมจำนวนพนักงานให้เหมาะสมกับตำแหน่งงานในองค์การ เพราะการจ้างงานใหม่จะเป็นการเพิ่มค่าใช้จ่ายในการดำเนินการจ้าง หากองค์การมีการวางแผนกำลังคนก็จะทำให้ทราบได้ว่า เมื่อใดที่องค์การควรจะทำการจ้างพนักงานใหม่ โดยไม่ทำการจ้างพร่ำเพรื่อ ทำให้องค์การประหยัดค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นได้

4.     เป็นรากฐานการทำหน้าที่อื่นในการบริหารทรัพยากรมนุษย์ โดยการวางแผนกำลังคนทำให้งานอื่น ๆ ในฝ่ายงานบริหารทรัพยากรมนุษย์สามารถนำไปใช้เป็นข้อมูลในการกำหนดหน้าที่และกระบวนการทำงานของพนักงาน เช่น การรับสมัคร การคัดเลือก การแต่งตั้ง การโยกย้าย และการฝึกอบรม

5.     ป้องกันไม่ให้องค์การเกิดการขาดแคลนทรัพยากรมนุษย์ที่มีความสามารถสูงตามที่องค์การต้องการ ซึ่งอาจจะทำให้เกิดความเสียหายกับกิจการขององค์การได้ บุคลากรที่มีความสามารถสูงมักจะอยู่ในความต้องการขององค์การหลายแห่ง ทำให้เกิดการแย่งกัน หากมีการวางแผนกำลังคนไว้และทราบว่าองค์การมีความต้องการบุคลากรที่มีคุณสมบัติที่มีศักยภาพสูงเมื่อใด จะสรรหาได้จากที่ใด ก็จะทำให้องค์การเตรียมการเพื่อให้ได้บุคคลนั้นตามต้องการ

2.3.                          การสรรหา (Recruitment)

                เป็นกระบวนการรับสมัครบุคคลที่มีคุณสมบัติ คุณวุฒิการศึกษา ความสามารถ และประสบการณ์ทำงาน ซึ่งบุคคลเหล่านั้นจะมาสมัครในตำแหน่งงานที่องค์การเปิดรับสมัคร การสรรหาจึงเป็นกระบวนการสำคัญที่จำเป็นสำหรับงานบริหารทรัพยากรมนุษย์ ซึ่งวัตถุประสงค์ในการสรรหา คือ

1.     เพื่อทดแทนตำแหน่งที่ว่าง เนื่องจากการเข้าออกของพนักงาน (Employee Turnover) หรือการเลื่อนตำแหน่ง (Promotion) หรือการโยกย้าย (Transfer)

2.     เพื่อการสรรหาพนักงานที่สามารถปฏิบัติงานในลักษณะงานใหม่ที่เปลี่ยนแปลงไป โดยพนักงานที่มีอยู่เดิมไม่สามารถทำได้ จึงจำเป็นต้องใช้พนักงานใหม่เข้ามาแทน

3.     เพื่อการสรรหาพนักงานอันเนื่องมาจากอัตราความเจริญเติบโตขององค์การ ที่ทำให้ต้องขยายกิจการใหม่หรือตั้งหน่วยงานใหม่ ซึ่งต้องการพนักงานเพิ่มหรือให้ทันกับความต้องการของตลาด

แหล่งของทรัพยากรมนุษย์ (Source of Employment)

โดยทั่วไปแหล่งของการสรรหาทรัพยากรมนาย์จะมีอยู่ 2 แหล่ง คือ

1.  ภายในองค์การ (Internal Source) เป็นการสรรหาจากพนักงานภายในองค์การ โดยการเลื่อนตำแหน่งหรือการสับเปลี่ยนโยกย้ายให้พนักงานที่มีความเหมาะสมดำรงตำแหน่งที่ว่าง

2.  ภายนอกองค์การ (External Source) เป็นการสรรหาบุคคลจากภายนอก สำหรับตำแหน่งงานใหม่ที่มีพนักงานภายในองค์การไม่เพียงพอ หรือสำหรับตำแหน่งงานว่างที่ไม่มีพนักงานภายในองค์การที่มีความรู้ ความสามารถตรงกับตำแหน่งงานว่าง

ช่องทางการสรรหา

มีหลายช่องทางซึ่งผู้ทำหน้าที่สรรหาจะต้องพิจารณาใช้ให้ได้ผลที่ดี องค์การส่วนใหญ่จะใช้หลายช่องทางผสมผสานกันไป ซึ่งช่องทางการสรรหาจะมีดังนี้

1.       สำนักงานจัดหางานของรัฐและเอกชน

2.       สถาบันการศึกษา

3.       การมาสมัครด้วยตนเองของผู้สมัคร

4.       สมาคมที่เกี่ยวข้องกับการบริหารงานบุคคล

5.       การประมูลตัวจากหน่วยงานอื่น

6.       วันตลาดนัดแรงงาน

7.       การประชาสัมพันธ์ทางสื่อโฆษณา

8.       จากการแนะนำ

9.       จากการบอกกล่าวต่อ ๆ กันไป

กระบวนการสรรหา

กระบวนการสรรหามี 4 ขั้นตอน ดังนี้คือ

1.     การกำหนดตำแหน่งงานว่างที่เปิดรับสมัคร โดยองค์การจะต้องอาศัยข้อมูลพื้นฐานที่สำคัญ 3 ประการ คือ ข้อมูลจากการวางแผนกำลังคน ข้อมูลความพร้อมในการดำเนินแผนปฏิบัติงานตามแผนงาน และข้อมูลความต้องการกำลังคนตามตำแหน่งงานว่างที่ผู้บริหารหน่วยงานต้องการ

2.     การกำหนดคุณสมบัติของบุคคลที่ต้องการสรรหาตามตำแหน่งงานว่างที่เปิดรับสมัคร ซึ่งจะสามารถกำหนดได้ด้วยการศึกษารวบรวมสารสนเทศการวิเคราะห์งาน และการรับฟังความคิดเห็นข้อเสนอแนะจากผู้บริหารหน่วยงานที่ต้องการให้สรรหาพนักงาน

3.     การกำหนดวิธีการสรรหา ซึ่งฝ่ายงานบริหารทรัพยากรมนุษย์ต้องศึกษาและกำหนดวิธีการดำเนินงานสรรหา สำหรับใช้ในการสรรหาที่จะทำให้ได้พนักงานใหม่ตามจำนวนและมีคุณภาพตามที่หน่วยงานในองค์การต้องการ

4.     ความพอใจจากการสรรหา เกิดจากความสำเร็จของการสรรหาที่ฝ่ายงานบริหารทรัพยากรมนุษย์สามารถสรรหาพนักงานใหม่ได้ตามที่หน่วยงานต้องการ ทั้งจำนวนและคุณภาพมากน้อยเพียงใดขึ้นกับความรู้ ความสามารถ และประสบการณ์ของฝ่ายงานบริหารทรัพยากรมนุษย์เอง

ประโยชน์ของการสรรหา กระบวนการสรรหาจะเป็นประโยชน์ต่อองค์การดังนี้

(1)    ช่วยให้องค์การมีแหล่งสำรองทางด้านทรัพยากรมนุษย์

(2)    ช่วยทำให้กระบวนการคัดเลือกเป็นไปได้อย่างรวดเร็ว มีประสิทธิภาพ และลดค่าใช้จ่าย

(3)   ช่วยการประชาสัมพันธ์หน่วยงานหรือองค์การให้บุคคลภายนอกได้ทราบถึงกิจการ การดำเนินงาน และชื่อเสียงองค์การ ให้แพร่หลายต่อสาธารณชน

2.4.                        การคัดเลือกและบรรจุพนักงาน (Selection and Placement)

                เป็นกระบวนการที่สำคัญของการบริหารงานทรัพยากรมนุษย์ในการกลั่นกรองบุคคลที่ดี มีความรู้ ความสามารถ และความเหมาะสมกับตำแหน่งงานที่ต้องการ และมีคุณสมบัติตรงตามเกณฑ์ที่กำหนดไว้เพื่อบรรจุเข้าทำงาน การคัดเลือกเป็นกระบวนการที่ต่อเนื่องจากการสรรหา   เพื่อให้ฝ่ายงานบริหารทรัพยากรมนุษย์นำไปใช้เป็นแนวทางในการปฏิบัติ ในการคัดเลือก องค์การควรกำหนดนโยบายในการคัดเลือก เช่น การคัดเลือกจะต้องสอดคล้องกับนโยบายขององค์การ การคัดเลือกควรทำด้วยความประหยัด การคัดเลือกควรพิจารณาจากพนักงานภายในก่อนบุคคลภายนอก ควรมีการประเมินผลการคัดเลือก และการตัดสินใจขั้นสุดท้ายในการคัดเลือกน่าจะขึ้นอยู่กับผู้บริหารตามสายงานที่ต้องการบุคคลเข้าทำงาน เป็นต้น โดยมีฝ่ายงานบริหารทรัพยากรมนุษย์เป็นผู้รักษามาตรฐานขั้นต่ำ โดยทั่วไปแล้วขั้นตอนที่จำเป็นในกระบวนการคัดเลือกควรจะประกอบด้วย

1.       การตรวจสอบใบสมัคร

2.       การวิเคราะห์คุณสมบัติหรือคุณวุฒิเบื้องต้น

3.       การสัมภาษณ์ขั้นต้น

4.       การทดสอบ

5.       การสัมภาษณ์ขั้นสุดท้าย

6.       การบรรจุและแต่งตั้ง

เครื่องมือที่ใช้ในการคัดเลือกที่ฝ่ายงานบริหารทรัพยากรมนุษย์ สามารถนำมาใช้ในการคัดเลือกได้ คือ

1.     ใบสมัครและประวัติย่อ (Application Form and Resume) เป็นแบบฟอร์มที่องค์การเตรียมไว้ให้ผู้สมัครงานกรอก จากแบบฟอร์มนี้สามารถคัดผู้สมัครออกได้จำนวนหนึ่ง

2.       แบบทดสอบ (Test) เป็นการทดสอบความรู้ที่จะนำไปปฏิบัติงานว่า ผู้สมัครคนนั้นมี

3.     การสัมภาษณ์ (Interview) เป็นการสอบถามด้วยตนเองและโดยตรงถึงความตั้งใจ และความสมัครใจในการเข้ามาสมัครงาน

4.     การสอบประวัติ (Reference and Background Check) ซึ่งอาจทำได้โดยให้ผู้สมัครเขียนบุคคลที่เขาอ้างอิงไว้ 2 – 3 คน ผู้คัดเลือกอาจหาวิธีการตรวจสอบจากบุคคลเหล่านั้น

5.     การตรวจสอบสุขภาพ (Physical Test) เพื่อดูว่าผู้สมัครที่ผ่านการทดสอบมาแล้ว จะเป็นโรคติดต่อหรือไม่ หรือมีสุขภาพแข็งแรงเหมาะสมกับงานหรือไม่

องค์การที่ทำการคัดเลือกและบรรจุพนักงานมักจะให้ความสำคัญ และมีความพิถีพิถันในการคัดเลือกคนมาก เพราะการคัดเลือกเป็นกระบวนการคัดคนเข้ามาร่วมงาน และแม้ว่าจะมีวิธีการคัดเลือกหรือมีการตั้งกฎเกณฑ์ในการคัดเลือกแล้วก็ตาม องค์การหลายแห่งก็ยังให้ความสำคัญกับการพัฒนาพนักงานขององค์การตลอดเวลา เพื่อให้พนักงานมีความรู้ ความสามารถที่จะทำให้องค์การอยู่รอดและเติบโตได้อย่างต่อเนื่อง

2.5.                          การพัฒนาและฝึกอบรม (Training Development)

                เป็นความรับผิดชอบของฝ่ายงานบริหารทรัพยากรมนุษย์ที่จะทำการกำหนดโครงการพัฒนาและฝึกอบรมพนักงานขึ้น โดยการร่วมมือกับฝ่ายต่าง ๆ ที่ต้องการให้มีการอบรม เมื่อมีความต้องการที่จะต้องมีการพัฒนาและฝึกอบรมแล้ว ก็เป็นหน้าที่ของฝ่ายบริหารทรัพยากรมนุษย์ที่จะจัดทำหลักสูตร กำหนดวิชาที่จะอบรมให้เหมาะสม เพื่อให้บรรลุผลตามที่ฝ่ายต่าง ๆ ต้องการ เพราะการพัฒนาเป็นปัจจัยสำคัญที่ทำให้พนักงานเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ส่งเสริมขีดความสามารถให้พนักงานเพื่อการเพิ่ม หรือการรักษาระดับความสามารถ ทักษะ และเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมพนักงาน คือ

                1. การให้การศึกษา (Education) หัวใจสำคัญของการศึกษาที่แท้จริง คือ การทำให้ผู้เข้ารับการศึกษาได้เรียนรู้เหตุการณ์ในอดีตและปัจจุบัน ซึ่งเป็นเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นและได้มีการหยุดนิ่งเป็นส่วนใหญ่ แล้วตอบคำถามว่าทำไมต้องเป็นเช่นนั้น สามารถใช้อะไรมาพิจารณา แล้วทำการคิดวิเคราะห์เหตุการณ์ในอนาคตได้ การศึกษานี้จะใช้ระยะเวลาในการศึกษานาน ในปัจจุบันมีการให้การศึกษาจากทางอินเตอร์เน็ต ที่เรียกว่า E-Learning

                2. การปฐมนิเทศ (Orientation) เป็นการแนะนำให้พนักงานใหม่ขององค์การที่จะต้องพบกับงานใหม่ ระบบการบริหารงานใหม่ ผู้บริหารคนใหม่ และเพื่อนร่วมงานใหม่ ให้รู้จักและเข้าใจองค์การ รู้จักหน้าที่ที่ต้องรับผิดชอบ แนะนำพนักงานใหม่ให้ผู้บริหารและเพื่อนร่วมงานรู้จัก และให้ความช่วยเหลือกันในการทำงานร่วมกัน  การปฐมนิเทศเป็นกิจกรรมที่ฝ่ายงานบริหารทรัพยากรมนุษย์จัดขึ้นมา เมื่อมีการบรรจุจ้างพนักงานใหม่ ให้มีการประชุมพนักงานใหม่ เพื่อให้พนักงานใหม่ได้เข้าใจในนโยบาย ระเบียบข้อบังคับ หน้าที่ต่าง ๆ ในองค์การ และวัฒนธรรมองค์การ ที่พนักงานทุกคนในองค์การจะต้องทราบ และยังเป็นการช่วยให้พนักงานใหม่สามารถปรับตัวเข้ากับการทำงานขององค์การและเพื่อนร่วมงานใหม่

                3. การฝึกอบรม (Training) เกิดจากความต้องการขององค์การที่ต้องการเพิ่มศักยภาพพนักงาน ให้มีคุณภาพเป็นที่พึงประสงค์ขององค์การ ได้แก่ ความรู้ ความสามารถสมัยใหม่ เจตคติ ค่านิยม และบุคลิกภาพที่ดี เป็นการยกระดับคุณภาพของการปฏิบัติงานของพนักงาน การเตรียมความพร้อมให้พนักงานสามารถรับผิดชอบงานที่สูงขึ้น และมีความพร้อมที่จะเลื่อนขึ้นตำแหน่งที่สูงขึ้น  การฝึกอบครมเป็นกระบวนการที่ไม่ได้กระทำขึ้นเพียงครั้งเดียว แต่จะต้องกระทำอย่างสม่ำเสมอและต่อเนื่อง เพื่อจะได้ปรับปรุงคุณภาพพนักงานให้ทันการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วของสภาพแวดล้อมทั้งภายในและภายนอกองค์การ ซึ่งกระบวนการฝึกอบรมมักจัดเป็นรูปแบบ มีการวิเคราะห์ความต้องการในการฝึกอบรม (Training Needs) มีมาตรฐานการฝึกอบรม และการประเมินผลการฝึกอบรม ส่วนรูปแบบการฝึกอบรมที่สำคัญมีดังนี้

3.1 การฝึกอบรมขณะทำงาน (On the Job Training) เป็นรูปแบบที่มีการใช้กันมากที่สุด เพราะพนักงานจะได้รับการฝึกอบรมในขณะทำงานจริง โดยผู้บริหารหรือพนักงานอาวุโสที่มีประสบการณ์ในงานหรือบริษัทผู้รับจ้างจะเป็นผู้อบรม แนะนำเทคนิควิธีการทำงานให้โดยตรง เป็นวิธีที่ช่วยให้พนักงานได้มีโอกาสเรียนรู้จากผู้มีความสามารถที่แท้จริง สามารถพบปัญหาและแก้ใขได้ในสภาพแวดล้อมที่เป็นจริง แต่วิธีการนี้จะให้ผลก็ต่อเมื่อ พนักงานมีเวลาเพียงพอสำหรับการอบรม เพราะวิธีนี้จะเป็นการอบรมแบบค่อยเป็นค่อยไป จึงจะทำให้พนักงานสามารถเรียนรู้ได้ถึงวิธีการที่มีประสิทธิภาพมากกว่าการมุ่งเน้นผลงาน

3.2 การฝึกหัดงานช่างฝีมือ (Apprenticeship Training) เป็นรูปแบบของการฝึกอบรมที่จัดให้มีการเรียนรู้ในห้องเรียนและให้มีการทดลองฝึกปฏิบัติเข้าด้วนกัน ซึ่งจะทำให้พนักงานได้ทั้งความรู้ ความชำนาญ และประสบการณ์ไปพร้อม ๆ กัน การฝึกอบรมรูปแบบนี้มักจะจัดขึ้นสำหรับงานที่ต้องใช้ทักษะเป็นส่วนใหญ่ เช่น งานช่างเทคนิค ช่างฝีมือ เป็นต้น

3.3 การอบรมในห้องบรรยาย (Class-room Training) เป็นการอบรมให้แก่ผู้เข้าอบรมเป็นกลุ่มใหญ่ ซึ่งผู้อบรมส่วนใหญ่จะใช้วิธีการบรรยายแสดงให้เข้าใจสิ่งที่ต้องการให้พนักงานเรียนรู้ โดยมีเครื่องมือช่วยในการเรียนรู้ เช่น เครื่องฉายภาพคอมพิวเตอร์ สไลด์ แผ่นใส หรือการใช้วิธีการให้มีส่วนร่วมในการวิเคราะห์ปัญหาควบคู่กับการบรรยาย เช่น การใช้กรณีศึกษา ซึ่งเป็นเทคนิคที่ใช้ในการฝึกอบรมผู้บริหาร

3.4 การสัมมนาแลกเปลี่ยนความรู้ (Seminar) เป็นรูปแบบที่ใช้เพื่อให้ผู้รับการฝึกอบรมได้เรียนรู้และรับฟังจากผู้อื่น ในขณะเดียวกันก็จะมีการแสดงความคิดเห็นและแลกเปลี่ยนความรู้ และประสบการณ์

3.5 การหมุนเวียนงาน (Job Rotation) ในบางช่วงบางเวลาจะมีการหมุนเวียนพนักงานจากตำแหน่งงานหนึ่งไปสู่อีกตำแหน่งงานหนึ่ง เพื่อทำให้พนักงานมีความเข้าใจหน้าที่ต่าง ๆ ซึ่งจะเป็นประโยชน์ต่อองค์การ ทำให้พนักงานสามารถทำงานแทนกันได้

2.6.                          การบริหารค่าตอบแทน (Compensation)

                เป็นการตอบแทนพนักงานที่ใช้ความรู้ ความสามารถในการทำงานให้กับองค์การ ค่าตอบแทนเป็นปัจจัยสำคัญอย่างหนึ่งที่องค์การใช้ในการจูงใจให้พนักงานเกิดความจงรักภักดีต่อองค์การ ทำให้พนักงานทำงานอย่างมีประสิทธิภาพด้วยความพึงพอใจ ซึ่งเงื่อนไขแรกที่บุคคลจะเข้าทำงานในองค์การใดก็ตาม ก็มักจะพิจารณาค่าตอบแทนที่ได้รับจากองค์การเป็นอันดับแรก องค์การถือว่าค่าตอบแทนเป็นต้นทุนในการดำเนินงานขององค์การอย่างหนึ่ง ค่าตอบแทนที่องค์การมีให้พนักงานจะอยู่ในลักษณะที่เป็นตัวเงิน เช่น ค่าจ้าง เงินเดือน ค่าคอมมิชชั่น โบนัส เบี้ยขยัน บำเหน็จ บำนาญ ค่าล่วงเวลา เงินสวัสดิการค่ารักษาพยาบาล และเงินค่าครองชีพ เป็นต้น และสี่งตอบแทนที่ไม่เป็นตัวเงิน เช่น วันหยุด วันลา การประกัน การให้รางวัลประกาศเกียรติคุณ เป็นต้น

สมัยก่อนการกำหนดอัตราค่าจ้างขึ้นอยู่กับนายจ้างหรือหัวหน้าฝ่ายที่จ้างงานนั้น แต่ในปัจจุบันได้มีการเปลี่ยนแปลงและมีหลักเกณฑ์การพิจารณาอัตราค่าจ้างมากขึ้น ฝ่ายงานบริหารทรัพยากรมนุษย์จึงเป็นเจ้าของเรื่องร่วมกับฝ่ายต่าง ๆ ทำการวิเคราะห์และประเมินงานตามหน้าที่และตำแหน่งงานที่ทำ เพื่อหาว่าควรจะกำหนดอัตราค่าจ้างสำหรับแต่ละงานอย่างไรจึงจะถูกต้องเหมาะสม

การบริหารค่าตอบแทนจึงเป็นการกำหนดมาตรฐาน ที่สะท้อนการตอบแทนทางการเงินสำหรับการทำงานของพนักงาน ทั้งพนักงานประจำที่ได้รับค่าจ้างเป็นรายเดือน และพนักงานชั่วคราวที่ได้รับค่าจ้างเป็นรายชั่วโมงหรือรายเดือน เจ้าหน้าที่ในฝ่ายบริหารงานทรัพยากรมนุษย์ที่ทำหน้าที่รับผิดชอบการบริหารค่าตอบแทนสามารถช่วยองค์การควบคุมค่าใช้จ่าย ช่วยเพิ่มผลผลิต และช่วยติดตามความเคลื่อนไหวของคู่แข่งขั้นในการจูงใจและรักษาพนักงานที่ได้ไว้กับองค์การ และยังช่วยสร้างความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างองค์การกับสหภาพแรงงาน

การกำหนดค่าตอบแทนซึ่งเป็นค่าใช้จ่ายที่สำคัญขององค์การ ที่จะให้กับพนักงานในลักษณะของเงินเดือนค่าจ้างที่ค่อนข้างแน่นอนแล้ว ยังมีค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ทั้งที่เป็นตัวเงินชัดเจนและไม่เป็นตัวเงินที่องค์การต้องรับภาระ ในการกำหนดค่าตอบแทนองค์การจึงมีปัจจัยบางประการที่องค์การจะต้องพิจารณา เช่น

1.     อัตราค่าครองชีพ ค่าตอบแทนที่กำหนดจะต้องเพียงพอสำหรับการใช้จ่ายในการครองชีพ เพื่อไม่ให้กระทบต่อการปฏิบัติงาน

2.       ฐานะการเงินขององค์การ เป็นการพิจารณาความสามารถขององค์การในการรับภาระค่าตอบแทน

3.     ความขาดแคลนในสาขาของงานที่ต้องการ ค่าตอบแทนสำหรับสาขาของงานที่ขาดแคลนแรงงานย่อมสูงกว่าสาขางานทั่วไป เพื่อจูงใจให้บุคคลเข้ามาทำงาน

4.     ประสบการณ์และความรู้ในสาขางานที่ต้องการ ค่าตอบแทนสำหรับบุคลากรที่มีประสบการณ์และความรู้สูงในสาขางานที่องค์การต้องการ ย่อมสูงกว่าบุคคลอื่น โดยถือว่าบุคคลที่มีประสบการณ์ย่อมสามารถทำงานได้มีประสิทธิภาพสูงกว่า

5.     ความคิดเห็นของผู้บริหารในองค์การ เป็นแนวคิดหรืออุดมคติที่ผู้บริหารระดับสูงแสดงออก แล้วมีผลกระทบต่อการกำหนดค่าตอบแทน

6.     กฎหมาย ค่าตอบแทนถูกกำหนดโดยกฎหมายของรัฐ ซึ่งมักจะกำหนดไว้เป็นอัตราค่าตอบแทนขั้นต่ำที่กำหนดให้องค์การถือใช้เป็นมาตรฐานค่าแรงงานขั้นต่ำที่ต้องจ่ายให้พนักงาน

2.7.                          สุขภาพและความปลอดภัยในการทำงาน

                เป็นเรื่องของการป้องกันไม่ให้พนักงานได้รับอันตรายจากการปฏิบัติงาน รวมถึงการรักษาพยาบาลในกรณีที่เกิดอุบัติเหตุจากการทำงาน การได้ดูแลทางด้านสุขภาพอนามัยของพนักงานได้แก่ การตรวจสุขภาพก่อนเข้าทำงาน การจัดหายา การจัดแนะนำความรู้ทางด้านสุขภาพ และจัดให้มีห้องปฐมพยาบาล สำหรับเรื่องความปลอดภัยในการทำงาน ควรพิจารณาสภาพเครื่องจักร อุปกรณ์สิ่งอำนวยความสะดวก และการศึกษาอบรมให้รู้วิธีการทำงานที่ปลอดภัย จัดให้มีการแสดงวิธีป้องกันภัยที่อาจจะเกิดขึ้นจากการทำงาน สอนให้รู้จักวิธีทำงานที่ถูกต้องและปลอดภัย ตลอดจนเสนอแนะออกแบบเครื่องจักรอุปกรณ์ในการทำงานไม่ให้เกิดอันตรายหรือบกพร่องจนอาจทำให้เกิดอันตรายขึ้นได้

2.8.                          การรักษาระเบียบวินัย

                เรื่องของระเบียบวินัยนับว่าเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องแจ้งให้พนักงานทุกคนรับทราบ นำมาใช้ และติดตามผล ในการแจ้งต้องระบุถึงข้อบังคับต่าง ๆ ที่จะต้องปฏิบัติตามและการลงโทษเมื่อมีการฝ่าฝืนหรือไม่ปฏิบัติตามกฎ การกำหนดระเบียบวินัยหรือข้อบังคับต่าง ๆ เป็นนโยบายสำคัญขององค์การ องค์การจะต้องพิจารณาว่า มีความเหมาะสมหรือไม่ ติดตามดูว่าได้มีการบังคับใช้เพียงใด และผลที่เกิดขึ้นเป็นอย่างไร โดยเฉพาะปฏิกิริยาของพนักงานที่มีต่อระเบียบวินัยนั้น หากเกิดความบกพร่องหรือความไม่เหมาะสมเกิดขึ้น ซึ่งไม่เป็นไปตามวัตถุประสงค์ที่วางไว้ ก็ควรจะมีการแก้ไขเปลี่ยนแปลงโดยการปรึกษหารือกับฝ่ายบริหารงานขั้นสูงขององค์การต่อไป ส่วนการปกครองบุคลากรนั้น เกิดขึ้นจากการที่มีการเกี่ยวข้องกันโดยตรงระหว่างหัวหน้างานกับผู้ใต้บังคับบัญชา ซึ่งจำเป็นต้องมีวิธีการหรือมาตรการต่าง ๆ ที่จะก่อให้เกิดความร่วมมือร่วมใจในการทำงาน และจะก่อให้เกิดผลผลิตที่ดีขึ้นจากวิธีการปกครอง

2.9.                         แรงงานสัมพันธ์

                เรื่องความสัมพันธ์ระหว่างฝ่ายบริหารกับฝ่ายผู้ใช้แรงงาน นับว่าเป็นหน้าที่ที่มีความสำคัญมากอย่างหนึ่งของฝ่ายบริหารงานบุคคล เพราะเป็นปัจจัยอย่างหนึ่งที่จะก่อให้เกิดการขัดแย้งกันขึ้นได้ หน้าที่เหล่านี้ได้แก่ การทำสัญญา การจ้างงาน การตีความในสัญญา และการเจรจาต่อรองกับคนงานโดยตรง และระหว่างฝ่ายนายจ้างกับสมาคมแรงงาน เพราะการจ้างงานได้กระทำในรูปของสัญญา และต้องเป็นไปตามขั้นตอนของกฎหมาย ซึ่งเป็นเรื่องยุ่งยาก ผู้บริหารหรือฝ่ายที่ต้องการจ้างงานจึงไม่มีความรู้ ความเข้าใจในสัญญาเพียงพอ จึงต้องอาศัยฝ่ายบริหารงานทรัพยากรมนุษย์ และฝ่ายงานบริหารทรัพยากรมนุษย์จะมีอำนาจเต็มที่ในการทำข้อตกลงใด ๆ เนื่องจากมีฐานะเป็นตัวแทนฝ่ายนายจ้างในเรื่องของการจ้างและการเจรจาข้อพิพาท

2.10  การวางแผนจัดการองค์การ

แม้ว่างานวางแผนจะเป็นหน้าที่โดยตรงของผู้บริหารระดับสูงก็ตาม แต่ก็มีงานด้านการบริหารบุคคลเข้าไปเกี่ยวข้องด้วย ฝ่ายงานบริหารทรัพยากรมนุษย์จึงต้องมีความรับผิดชอบร่วมด้วยในฐานะที่เป็นงานทางเทคนิค

2.11  การวิจัยงานบุคคล

                งานด้านการวิจัยบุคคลนั้นนับว่าเป็นงานที่มีความสำคัญอย่างมากสำหรับการบริหารธุรกิจในปัจจุบัน เพราะความรู้ทางด้านพฤติกรรมคน การจูงใจ หรือพฤติกรรมของกลุ่มนับว่าเป็นปัจจัยสำคัญที่มีผลต่อประสิทธิภาพในการทำงาน แม้ว่าความรู้ทางด้านพฤติกรรมของคนขะไม่เปลี่ยนแปลงไปจากเดิม แต่อิทธิพลจากสิ่งแวดล้อมก็เป็นปัจจัยสำคัญต่อพฤติกรรมของคน จึงจำเป็นต้องมีการค้นคว้า เพื่อจะได้นำมาใช้ให้เหมาะสมกับสภาพแวดล้อมในแต่ละองค์การ